NIR (Nota Intrare Recepție)- Ce este, la ce se folosește, și cum se întocmește

În domeniul comercial există o legislație bine pusă la punct, care printre alte detalii deosebit de importante specifică și modul în care se face transportul și recepția mărfurilor între entitățile implicate în procesul de aprovizionare. Pe lângă prevederile legale legate de relația contractuală, unele dintre direcții vizează și detalierea scrisă a procesului comercial prin documente tip. NIR-ul sau nota de intrare- recepție reprezintă unul dintre aceste documente, acesta având un rol justificativ, important în majoritatea proceselor care țin de companie (aprovizionare, NIR contabilitate, respectiv vânzare). Discutăm detaliat în acest material despre ce înseamnă NIR, dar și despre funcțiile acestuia în procesele unei companii.

Ce înseamnă NIR

Dacă ai auzit vorbindu-se despre nota de recepție și vrei să știi ce este NIR sau care sunt implicațiile sale, atunci ar trebui să punem sub lupă dintr-un întreg proces comercial doar partea de aprovizionare și recepția mărfurilor. NIR este așadar un document justificativ care se întocmește în timpul procesului de recepționare a mărfurilor la depozit. Așadar nota de receptie completată servește ca act doveditor pentru recepția mărfurilor în lanțul de aprovizionare al unui magazin, spre exemplu, însă el este folosit și ca document justificativ pentru realizarea stocurilor, prin introducerea datelor în gestiunea contabilă.

La nevoie, în cazul în care există litigii între cele două entități în procesul de aprovizionare, NIR-ul folosește și ca document demonstrativ, arătând eventualele lipsuri sau probleme pentru care este necesară asumarea răspunderii. În acest sens este implicat și departamentul legal, care în baza NIR-ului poate construi cazul în vederea soluționării litigiului.

Cadrul legislativ al NIR

Nota de intrare- recepție este un document justificativ obligatoriu pentru firme, pentru a demonstra proveniența mărfurilor pe care aceștia le au în gestiune. În lipsa întocmirii NIR-urilor, firmele riscă amenzi din partea ANAF, documentul fiind reglementat din punct de vedere legal printr-o normă metodologică aferentă Ordinului 215/2000 și în concordanță cu Ordonanța de Guvern 73/ 1999.

La ce servește NIR? (Notă Intrare Recepție)

Nota de intrare- recepție este un document deosebit de important ca documentație a companiilor, acesta servind mai multor scopuri. Cel mai important este, desigur, faptul că NIR-ul este un document atestator al intrării mărfurilor în gestiune. Vorbim așadar despre un rol al NIR-ului ca document de recepție al mărfurilor, atestând astfel legalitatea procurării mărfurilor și a introducerii acestora în gestiune. Pe de altă parte însă, NIR-ul mai poate avea și alte roluri, după cum urmează:

  • verificarea mărfurilor sub aspect cantitativ și calitativ- deoarece mărfurile care intră în depozite trebuie să coincidă sub aspectul numărului și cantității cu datele menționate pe document;
  • document de livrare a mărfurilor- NIR-ul servește astfel ca document care atestă sau confirmă livrarea mărfurilor către entitatea care ar trebui să le primească în depozit;
  • înregistrarea și actualizarea stocurilor- NIR-ul este un document care ajută la ținerea sub observație a gestiunii și a stocurilor dintr-o companie;
  • bază de facturare- în baza NIR-ului furnizorul poate emite factura către entitatea care primește bunurile;
  • referință pentru litigii și dispute- nota de intrare-recepție poate fi folosită pentru soluționarea disputelor, mai ales în situația în care numărul de mărfuri sau calitatea acestora nu coincide cu ceea ce era așteptat de către beneficiar. 

Când se folosește NIR ca document de recepție

Există mai multe situații care impun folosirea NIR-ului ca document de recepție, iar acestea sunt de cele mai multe ori dependente de domeniul de activitate. Spre exemplu, în cazul producției NIR-ul funcționează ca document de justificare pentru fluxul de bunuri primite, ce vor fi folosite ulterior în procesul de manufacturare. 

În sectorul public, NIR-ul servește în procesul de achiziții publice pentru a certifica achiziția bunurilor în conformitate cu documentația și condițiile contractuale. 

În domeniul distribuției NIR-ul este folosit pentru a confirma primirea bunurilor în cadrul depozitelor. Pe nișa de construcții nota de intrare-recepție este folosită pentru livrarea și recepționarea echipamentelor, materialelor sau componentelor necesare pentru proiecte.

Cum se întocmește nota de intrare recepție

Nota de intrare-recepție se întocmește atunci când bunurile menționate pe acest document ajung în depozitul beneficiarului acestora. Este nevoie de completarea câmpurilor speciale cu informațiile solicitate, iar aceste informații trebuie să coincidă cu datele reale înregistrate de către autoritatea desemnată atunci când se face recepția mărfurilor. De asemenea, NIR-ul se completează pa baza facturii, dar și pe baza avizului de însoțire a mărfii, un document la fel de important pentru procesul logistic, cu calitate de atestare a mărfurilor transportate. 

NIR-ul poate fi (și este de cele mai multe ori) un tipizat fizic, pe suport de hârtie, sau poate fi utilizat în acest sens un fișier excel, ori un program special care să fie legat la programul de gestiune. Nota de intrare recepție este preluată ulterior în contabilitate, dar și de departamentul financiar, de logistică (transportator) dar și de către furnizor, pentru a putea închide circuitul pentru transportul mărfurilor.

Cine se ocupă de întocmirea NIR-ului?

Întocmirea NIR-ului cade în sarcina unei persoane desemnate, a unui responsabil de aceste documente. Această persoană poate fi aleasă din următoarele departamente, conectate cu procesul de achiziție și logistică:

  • responsabil departament achiziții- persoana care poate întocmi NIR-ul poate fi aleasă din interiorul departamentului de achiziții sau logistică, deoarece aceste persoane sunt interconectate cu domeniul achiziției și recepției de mărfuri;
  • supervizori sau manageri implicați în procesul de achiziție sau desemnați de către conducerea unității;
  • persoane din personalul administrativ sau gestionari.

Ce informații trebuie să conțină NIR

NIR-ul este un document care atestă relaționarea între două entități- un beneficiar și un furnizor. Din acest motiv este important ca datele să vizeze ambele unități, cu detalii specifice despre mărfurile transportate. Informațiile complete care trebuie să apară pe nota de recepție marfă sunt:

  • informații despre furnizor- adresă și date de contact;
  • informații despre beneficiar- adresă și date de contact pentru primirea în siguranță a mărfurilor;
  • date de identificare a formularului – serie și număr, acolo unde este cazul;
  • data și ora recepției- ziua în care s-a făcut recepția mărfurilor și ora la care acestea au fost acceptate pentru introducere în depozit;
  • descrierea mărfurilor (materiale, echipamente, tehnologii de lucru etc.);
  • condiții de calitate a mărfurilor recepționate- calitate bună, stare bună sau eventuale defecte pe care mărfurile le au la predarea prin NIR;
  • observații- eventuale detalieri ale situațiilor întâmpinate la predarea mărfurilor;
  • alte informații relevante;
  • semnături și ștampile. 

Unde va circula nota de intrare recepție

Nota de intrare recepție este un document care intră în fluxul intern al unei companii odată ce preluarea mărfurilor a fost făcută. Astfel, primul pas al traseului este completarea unui  document nota de recepție si constatare de diferente între beneficiar și furnizor.  În momentul recepției beneficiarul urmărește detaliile ce țin de mărfuri conform specificațiilor de pe NIR, confirmându-se astfel în mod oficial primirea. Ulterior, documentul este înregistrat în evidențele contabile și fiscale, devenind parte din gestiunea companiei beneficiare. În cazul în care există diferențe între marfa primită și NIR, acestea sunt semnalate departamentului legal, iar în cazul în care nu există probleme, NIR-ul este arhivat, fiind un document pe care compania este obligată să îl păstreze pentru eventuale controale și justificări aferente.

Ce departamente lucrează cu NIR

În funcție de specificul companiei, dar și de gradul de dezvoltare a acesteia există o serie de departamente care ar trebui să lucreze cu note de intrare-recepție. Departamentele care lucrează cu NIR-uri sunt:

  • Departamentul de achiziții;
  • Departamentul contabil;
  • Departamentul financiar;
  • Departamentul de achiziții publice;
  • Departamentul legal;
  • Departamentul de producție/ manufacturare;
  • Departamentul de logistică;
  • Departamentul de gestiune stoc și inventar.

Cât timp trebuie să păstrezi NIR-urile în arhivă

NIR-urile sunt documente oficiale care țin de relația dintre o companie și alte entități juridice. Păstrarea documentelor de acest tip este reglementată prin lege, iar în România durata de păstrare a acestor tipuri de documente este de 10 ani. Acest lucru se justifică prin prisma faptului că instituțiile statului pot efectua controale, iar documentele de acest tip reflectă relațiile comerciale cu alte entități. În plus, în cazul soluționării juridice a litigiilor, pe care judecătorească, NIR-ul se dovedește a fi un document foarte important, care atestă o situație particulară pe baza căreia se discută cazul. În acest fel devine imperios necesar să ai la îndemână un astfel de document justificativ, iar din acest motiv este nevoie de păstrarea NIR-ului pentru o perioadă mai lungă de timp.

Model NIR (Notă Intrare Recepție)

Dacă ești în căutarea unui model NIR completat sau dacă vrei doar o notă de intrare recepție model atunci am pregătit pentru tine câteva exemple care s-ar putea să te ajute să te edifici. Există mai multe modele de intrări în casă, iar tu ar trebui să alegi acea notă de recepție care se potrivește cel mai bine domeniului tău de activitate și specificului companiei tale, incluzând astfel detaliile și câmpurile care țin efectiv de această activitate.

Acum că știi totul despre NIR sau despre nota de recepție și constatare diferențe poate fi mai ușor să înțelegi de ce trebuie să completezi un astfel de document atunci când cumperi mărfuri de la alte entități, tehnologii sau echipamente. NIR-ul este unul dintre cele mai importante documente pentru o companie, așadar înțelegerea acestuia și a puterii sale devine astfel imperios necesară.