Aviz de însoțire a mărfii - Ce este, necesitate, întocmire
Unul dintre domeniile care a luat amploare foarte mult ca urmare a dezvoltării rețelelor de transport este mișcarea mărfurilor în piață. Transportul acestora dintr-o zonă în alta se realizează în anumite condiții, în funcție de tipul mărfurilor și de zonele din care acestea sunt aduse. Indiferent de aceste aspecte însă, un document anume rămâne foarte important în contextul transporturilor și anume avizul de însoțire a mărfii. Acesta este un document logistic justificativ, ce cuprinde informații despre transport, marfă și rută, dar și despre siguranță, dimensiuni și entități relaționate de acesta.
Avizul de însoțire a mărfii - Ce este și când e necesar?
Avizul de însoțire a mărfii este un document absolut necesar în timpul transportului unor mărfuri, pe toată durata transportului, indiferent de ruta sau de tipul acestora. Avizul este necesar în cadrul transportului aerian, maritim sau terestru, fiind întotdeauna nevoie de un document justificativ cu privire la mărfurile care tranzitează anumite rute.
Rolul unui aviz de însoțire a mărfii este acela de a oferi informații cu privire la transport (greutate, dimensiuni), conținut, dar și cu privire la entitățile implicate în transport (destinatar, expeditor). Avizul este o modalitate foarte bună de urmărire a transportului, fiind și un document de control eficient în timp ce servește verificării corectitudinii datelor.
Nu în ultimul rând avizul este o justificare a valorii mărfurilor (pe baza căreia se plătesc taxe) și reprezintă și un document important în situații de pierdere, furt sau deteriorare a mărfurilor în relația cu asigurătorul.
Avizul de însoțire a mărfii - Cum se întocmește?
În mod normal, avizul de însoțire a mărfii este un document tipizat. Acest lucru înseamnă că avizul este un formular care necesită doar completarea datelor în câmpurile special destinate. Fiecare aviz de transport are date de identificare speciale, cum ar fi seria și numărul de identificare.
Informațiile ce trebuie menționate în avizul de însoțire a mărfii sunt:
- informații despre emitent- numele și adresa acestuia;
- informații despre destinatar- numele și adresa acestuia;
- informații despre marfă sau conținutul containerelor- este nevoie de informații detaliate cu privire la conținut, având în vedere detalii precum: greutate, înălțime etc.;
- modalitatea de transport: aerian, terestru, naval;
- condiții de livrare;
- numărul facturii;
- observații relevante;
- dată;
- ștampilă și semnături.
Avizul de însoțire a mărfii - Ce conține?
Detaliile importante conținute de către avizul de însoțire a mărfii sunt specificate clar, pentru că acestea vor constitui și datele cel mai des verificate. Conținutul efectiv, cel mai important de altfel, dincolo de elementele specifice de identificare, cuprinde următoarele aspecte:
Informații cu privire la marfă
Mărfurile transportate sunt subiectul avizului de transport. Prin acest document, în cazul unei verificări se poate ști cu certitudine ce încărcătură are un anumit transportator, sau poate fi verificat parcursul acestuia.
Unul dintre cele mai importante aspecte este cel al detalierii mărfurilor. Este nevoie să fie menționat exact tipul de marfă transportat, în condițiile legale și cu respectarea prevederilor acestora. Avizul de însoțire a mărfii însoțește practic marfa și este un document care atestă în permanentă detaliile de transport, indiferent de zonele prin care această încărcătură trece (puncte vamale, spre exemplu). Un câmp special este alocat observațiilor speciale cu privire la mărfuri, în care pot fi notate coduri ce țin de periculozitate, de siguranță la incendiu sau de clasificare după alte norme ce țin de siguranța transporturilor.
Date referitoare la destinația mărfii
Un punct important al avizului este și destinația mărfurilor, care indică de fapt locul în care trebuia să ajungă marfa, iar mai în detaliu, destinatarul în sine. Este necesară declararea adresei destinatarului, uneori fiind trecute coordonatele exacte (cod de țară, cod de stradă etc.). Este nevoie de asemenea de menționarea unei persoane de contact, fiind nevoie de semnătura de primire a acestei persoane.
Date legate de valoarea mărfii transportate
Valoarea mărfurilor este importantă din mai multe puncte de vedere, iar unul dintre cele mai importante dintre acestea este faptul că marfa poate fi despăgubită în cazuri critice în funcție de această valoare declarată. În cazul în care mărfurilor li se face asigurare printr-o firmă specializată și pe baza unei polițe, acest lucru se poate dovedi foarte avantajos, mai ales în caz de furt, deterioarare sau aspecte care nu țin în particular de dezvoltator.
Valoarea mărfurilor transportată ar trebui să coincidă și cu tipul mărfurilor declarate, în cazul discrepanțelor putând apărea semne de întrebare în cazul punctelor de control. În plus, pe suma declarată a fi valoarea mărfurilor se plătesc și impozitele vamale, așadar acest câmp ar trebui completat pe acest formular de însoțire a mărfii, pentru că documentația să fie corect realizată.
Cine verifică avizul de însoțire a mărfii?
Transporturile sunt în permanentă verificate și monitorizate, controlul fiind performat de diferite persoane. Verificarea mărfurilor și a avizelor de transport poate fi făcută de următoarele entități:
- persoana delegată din partea clientului sau al unității transportatoare;
- compartimentul desfacere;
- compartimentul financiar-contabil al furnizorului;
- magazia care recepționează mărfurile;
- compartimentul de aprovizionare;
- compartimentul financiar-contabil al cumpărătorului.
Persoana delegată din partea clientului sau al unității transportatoare- în general fiecare entitate, atât cumpărătorul cât și clientul deleagă o persoană care se ocupă de supervizarea, monitorizarea și recepționarea mărfurilor. Avizul de însoțire a mărfii este important în acest context deoarece pe baza acestuia sunt recepționate mărfurile de către părți.
Compartimentul desfacere sau compartimentul de vânzari – trebuie să verifice avizul de însoțire a mărfii mai ales dacă mărfurile sunt preluate și introduse direct în depozite în scopul inventarierii și scoaterii la vânzare.
Compartimentul financiar-contabil al furnizorului – identifică pe avizul de însoțire a mărfii înregistrarea corectă a datelor, pentru ca acestea să corespundă sistemului contabil al companiei. În cazul discrepanțelor, compartimentul financiar-contabil are obligația de a semnala departamentului logistic problemele, în scopul remedierii acestora.
Magazia care recepționează mărfurile- în cazul în care avizul cu marfă sunt preluate de către o magazie, reprezentanții acesteia au obligația de a recepționa marfa în concordanță cu avizul.
Compartimentul de aprovizionare– un reprezentant al acestuia verifică împreună cu factura dacă mărfurile comandate se regăsesc pe aviz și implicit în transportul recepționat.
Compartimentul financiar contabil al cumpărătorului verifică intrările în sistem și se asigură că datele de pe aviz coincid cu mărfurile recepționate și introduse în sistemul contabil.
Valabilitate aviz de însoțire a mărfii
Avizul de însoțire a mărfii este un document foarte important, menit să însoțească marfa transportată pe intreagă durată a transportului. Practic valabilitatea acestuia începe de la etapa de pregătire a transportului, trecând prin punctul de plecare și până la recepționarea mărfurilor. În general, în funcție de tipul mărfurilor transportate se estimează și un anumit timp aferent valabilității avizului de însoțire a mărfii.
Transportul materialului lemnos
Transportul materialului lemnos este unul dintre cazurile particulare de transport însoțit de aviz de însoțire a mărfii, deoarece în acest caz se calculează timpul în funcție de distanță. Intervalele calculate sunt:
- circa 6 ore pe o distanță de circa 50 km pentru transportul produselor din lemn;
- circa 7-10 ore pentru o distanță cuprinsă între 50.1 km și 100 km;
- circa 11-18 ore pentru distanțe între 100.1 lm și 200 km;
- circa 19-36 ore pentru distanțe cuprinse între 200.1 și 500 km;
- circa 37-48 ore pentru distanțe mai mari de 500 km pentru transportarea materialului lemnos.
Avizul de însoțire a mărfurilor este așadar un document foarte important, cu rol justificativ, atestator, dar și cu rol de protecție în caz de solicitare a unor despăgubiri. Legislația impune ca fiecare transport, indiferent de tipul acestuia, să fie însoțit de avizul de însoțire a mărfurilor, fiind astfel creat un plus de transparență în ceea ce privește transporturile efectuate la nivel regional, local, național și chiar global.